Cierres sin comunicación al SEPBLAC: Cómo documentarlos
Por Arturo Navarro · 7 de noviembre de 2026
Un expediente comunicado al SEPBLAC (Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias) es la Unidad de Inteligencia Financiera de España y autoridad supervisora de prevención del blanqueo y financiación del terrorismo. Los sujetos obligados le comunican toda operación con indicio (Ley 10/2010).Leer más → SEPBLAC deja rastro fuera de la entidad. Un expediente cerrado sin comunicar solo deja el que la entidad haya escrito. Por eso, en una revisión de prevención del blanqueo, un cierre sin comunicación solo se defiende con lo que consta en el expediente. El Reglamento de la Ley 10/2010 no los trata como una ausencia de decisión: no comunicar es una conclusión con razones, fecha y responsable, y se conserva diez años.
Dos salidas del mismo examen especial
La Ley 10/2010 obliga en su artículo 17 a examinar con especial atención "cualquier hecho u operación, con independencia de su cuantía", que pueda estar relacionado con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo, "reseñando por escrito los resultados del examen". Al fijar sus medidas de control interno, cada entidad concreta cómo cumple ese deber: una relación de operaciones susceptibles de estar relacionadas con el blanqueo, difundida y revisada periódicamente, y "la utilización de aplicaciones informáticas apropiadas", teniendo en cuenta el tipo de operaciones, el sector de negocio, el ámbito geográfico y el volumen de la información.
El artículo 18 fija la salida que todo el mundo conoce: si tras el examen especial "exista indicio o certeza" de relación con el blanqueo o la financiación del terrorismo, la entidad comunica el hecho u operación, incluso la mera tentativa, por iniciativa propia y sin dilación. La comunicación "vendrá precedida de un proceso estructurado de examen especial", y el Servicio Ejecutivo de la Comisión (el SEPBLAC) puede devolverla si el examen es insuficiente.
La otra salida es el cierre sin comunicación. La ley exige el resultado por escrito en las dos. Lo que cambia es quién lo leerá: la comunicación la lee el SEPBLAC al recibirla; el cierre, un inspector o un experto externo meses o años después, cuando ya se sabe lo que pasó con ese cliente.
Qué exige el artículo 25 del RD 304/2014
El Real Decreto 304/2014 baja el examen especial a requisitos concretos. Su artículo 25 no distingue entre expedientes comunicados y cerrados: todo lo que exige vale para los dos.
| Apartado | Qué exige | Qué implica para un cierre sin comunicación |
|---|---|---|
| 25.1 | Proceso "de modo estructurado, documentándose las fases de análisis, las gestiones realizadas y las fuentes de información consultadas", con naturaleza integral: toda la operativa relacionada, todos los intervinientes y toda la información relevante de la entidad y, en su caso, del grupo. | El cierre tiene que mostrar qué se miró, no solo qué se concluyó. |
| 25.2 | El representante ante el Servicio Ejecutivo decide "motivadamente y sin demora" si procede comunicar, con criterios homogéneos y haciendo constar la motivación en el expediente; el procedimiento puede prever una decisión previa del órgano de control interno, con acta del sentido y la motivación del voto de cada miembro. Se informa al empleado que trasladó la operación. | La motivación de no comunicar es tan exigible como la de comunicar, y dos casos parecidos no deberían cerrarse de forma distinta sin explicación. |
| 25.3 | Registro cronológico por expediente: fechas de apertura y cierre, motivo, descripción de la operativa, conclusión y razones, y decisión de comunicar o no, con sus fechas. | El expediente cerrado figura en el mismo registro que el comunicado. |
| 25.4 | Conservación de los expedientes de examen especial durante diez años. | Conviene que el cierre pueda leerse dentro de diez años, por alguien que no estaba. |
La Ley 10/2010 refuerza el plazo vigente en su artículo 25: diez años para la documentación en que se formalice el cumplimiento de sus obligaciones.
Por qué el cierre sin comunicación es el punto frágil
La lectura de un cierre siempre es retrospectiva. Si el cliente acaba comunicado por otra entidad, investigado o sancionado, la pregunta deja de ser si la decisión fue razonable y pasa a ser si se puede demostrar que lo fue con lo que se sabía entonces. Seis fallos que conviene buscar en una revisión interna:
- Motivación genérica. "Operativa coherente con el perfil del cliente" no dice qué perfil, con qué datos ni de qué fecha.
- Fuentes no registradas. El analista consultó el expediente de diligencia debida, la información del grupo y el histórico de operaciones, pero solo dejó escrita la conclusión.
- Perímetro parcial. Se analizó la operación que disparó la alerta, no toda la operativa relacionada ni todos los intervinientes, que es lo que pide el artículo 25.1.
- Criterio que no se repite. Dos expedientes con hechos parecidos terminan uno comunicado y otro cerrado, y nada explica la diferencia.
- Decisión sin autor. No consta quién decidió ni cuándo, o la firma es la del analista y no la del representante o el órgano que tenía la competencia.
- Cierres que no se reabren. Llega información nueva sobre un cliente con un expediente cerrado y nadie la vincula con el análisis anterior.
Anatomía de un cierre defendible
Las seis preguntas que siguen son práctica, no un listado normativo: las cinco primeras desarrollan lo que el artículo 25 del RD 304/2014 ya exige documentar. Un expediente cerrado sin comunicación resiste una lectura retrospectiva cuando las contesta sin depender de la memoria de nadie:
- Por qué se abrió. Alerta del sistema, traslado de un empleado o requerimiento de una autoridad, con la referencia de la alerta y la versión de la regla o del escenario que la generó.
- Qué se analizó. Operativa relacionada, intervinientes y periodo, con el criterio que delimitó ese perímetro.
- Qué se consultó. Cada gestión y cada fuente, con su fecha: diligencia debida, información del grupo, documentación aportada por el cliente.
- Qué justifica el cierre. La justificación económica, profesional o de negocio que se encontró, contrastada con datos. Es la condición que el segundo párrafo del artículo 18.1 fija para un supuesto concreto: una falta de correspondencia ostensible con la naturaleza, el volumen de actividad o los antecedentes operativos del cliente se comunica cuando el examen especial no aprecia esa justificación.
- Quién decidió y cuándo. El representante ante el Servicio Ejecutivo o el órgano de control interno, con la motivación y, si hubo votación, el acta.
- Qué se hace después. Si el cierre lleva seguimiento reforzado, revisión del nivel de riesgo del cliente o una condición que obligue a reabrir el expediente.
Documentar sin revelar
Pedir documentación al cliente forma parte de muchas gestiones. El artículo 24 de la Ley 10/2010 prohíbe revelar al cliente o a terceros que se ha comunicado información al Servicio Ejecutivo, y también que una operación se esté examinando o pueda examinarse. La gestión se registra en el expediente; la conversación con el cliente no la delata.
Entre la alerta y el expediente suele haber un filtro previo: alertas que se descartan sin abrir examen especial. El Reglamento exige en su artículo 33.1.f) un procedimiento para la detección de hechos u operaciones sujetos a examen especial, con la descripción de las herramientas y las alertas. Ese descarte forma parte del procedimiento y conviene que deje el mismo tipo de rastro: qué alerta, quién la descartó y por qué.
Qué puede automatizar un sistema y qué no
Buena parte de esos fallos son de captura, no de criterio. Un sistema bien diseñado puede:
- Fijar el perímetro del expediente con la operativa relacionada y los intervinientes, en lugar de dejarlo a la búsqueda manual del analista.
- Registrar cada fuente consultada con su fecha en el momento de la consulta, no al redactar el cierre.
- Mantener la cronología del artículo 25.3 sin pasos manuales: apertura, gestiones, conclusión, decisión y fechas.
- Exigir una motivación estructurada: preguntas concretas en lugar de un campo de texto libre.
- Detectar criterios que no se repiten, señalando expedientes parecidos con salidas distintas.
- Conservar el expediente inalterable durante los diez años y vincularlo con cualquier información posterior sobre el mismo cliente.
Lo que no automatiza es la decisión. El artículo 25.2 la sitúa en el representante ante el Servicio Ejecutivo o en el órgano de control interno. Un sistema puede preparar el caso, proponer una conclusión y dejar constancia de todo, pero decidir y motivar corresponde a personas. Es la misma frontera que trazamos en el triaje AML con agente de IA.
El Reglamento (UE) 2024/1624, aplicable desde el 10 de julio de 2027, exige en su artículo 77.1.b conservar el registro de la evaluación realizada, se comunique o no a la UIF, y cambia el plazo de conservación; lo analizamos en qué cambia con la AMLA.
Conclusión: El cierre se defiende con lo que se escribió el día que se cerró
Comunicar al SEPBLAC y cerrar sin comunicar son dos salidas del mismo examen especial, con la misma obligación de dejarlo por escrito. La diferencia es que el cierre se lee después, por alguien que no estaba y que ya sabe cómo acabó la historia. La entidad que documenta perímetro, fuentes, razones y autor en el momento del cierre puede defender su criterio; la que solo guarda la conclusión tendrá que reconstruirlo de memoria.
BlueUPALM cubre el lado del registro con auditoría inmutable de las acciones y decisiones de compliance y examen especial para el SEPBLAC; el criterio sigue siendo de la entidad. Un buen primer paso es leer cinco cierres del último trimestre como los leería un inspector.
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